No es noticia que la pandemia que estamos viviendo trajo dificultades para el funcionamiento de la Udelar; que se lograron afrontar generando protocolos y modificando la forma de trabajo en nuestras oficinas y salones. A nivel de la gestión, la emergencia sanitaria generó dos problemas fundamentales, se debía velar por la salud de la comunidad universitaria sin que eso resintiera los procesos de gestión de los servicios, y la necesidad de conservar para el futuro la documentación generada por la Udelar en este marco tan peculiar. En esta oportunidad les vamos a hablar de las medidas que se implementaron para la solución del primer problema.
Para lograr este objetivo, se puso en funcionamiento un sistema de expediente electrónico (eexpe). Este sistema permite que los funcionarios realicen parte de sus tareas en la modalidad de teletrabajo, generando de esta manera una “oficina remota” donde el funcionario pudiese gestionar la mayor parte de trámites sin correr riesgos en su salud y cumplir así sus funciones en la administración a la que pertenecen. El Servicio Central de Informática de la Udelar (SeCIU) fue quien comenzó este proceso, acelerando la puesta en marcha del sistema para poder brindar esta alternativa a los servicios con la mayor presteza posible. Luego de
encaminar esta primera etapa, el Área de Gestión Documental del AGU, comenzó a trabajar apostando a dar soluciones a la gestión y preservación documental. De este modo, junto al SECIU se trabajó en la elaboración de un documento que brinda recomendaciones para la organización de documentos electrónicos.
Como ejemplo de estas recomendaciones, se contempló en dicho documento:
● La forma de almacenar los documentos digitales, creando pautas sobre cómo almacenar la información, definir formato adecuado (ej: PDF), nombrar las carpetas y archivos (guardar todos los documentos en una misma carpeta con subcarpetas), alternar el uso de la red, nube o llevar a cabo copias de seguridad.
● La definición de metadatos básicos aplicables a cualquier tipo de documento electrónico, basados en la Versión NTI (Identificador normalizado de la versión de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico) combinados con la Norma Uruguaya de Descripción Archivística.
● Ante la no existencia de un software de gestión documental, se propuso
como procedimiento crear una planilla electrónica con datos básicos de
trabajo para la organización de éstos (ordenarlos y recuperarlos fácilmente). Actualizando la planilla cada vez que se crea o recibe un documento digital.
● Consultar los plazos de guarda en las Tablas de Plazos Precaucionales (TPPs) del Archivo General de la UdelaR, a modo de no conservar volúmenes innecesarios de información que luego dificulten la organización y el acceso al acervo digital.
El Área de Gestión documental del AGU trabaja desde el 2010 generando
lineamientos para las políticas archivísticas de la Udelar, y actúa como referente para otros servicios universitarios. Nuestra contribución en esta ocasión fue brindar la ¨mirada archivística¨ al proceso de creación de los documentos electrónicos, promoviendo prácticas que si bien resultan básicas deben adaptarse a las necesidades de cada servicio, y estableciendo parámetros para minimizar los riesgos relacionados a la guarda y recuperación de los documentos. Es fundamental la aplicación de procedimientos de valoración, evaluación y selección documental como los que nacen en papel, pero teniendo en cuenta las particularidades que trae
aparejado la creación de estos documentos. Los espacios son finitos, tanto en los depósitos convencionales así como en los servidores que albergan los documentos electrónicos. Las herramientas como las Tablas de Plazos Precaucionales (TPP) son por excelencia el instrumento que regula los plazos en la producción documental y aseguran la optimización de los espacios disponibles.
El SECIU a su vez, desde su Dirección y a través del Departamento de Sistemas Documentales tiene la misión de gestionar y liderar el apoyo
tecnológico referido al proceso de automatización integral de todas las Bibliotecas y Unidades de Información de la Udelar. Con la colaboración de la División Sistemas, responsable del desarrollo y mantenimiento de los sistemas de la Udelar y el área de Gestión Documental del AGU, integra el grupo de trabajo conformado por profesionales de la información (archivólogos y bibliotecólogos) e informáticos, que abordan el tema desde las diferentes disciplinas, obteniendo como resultado un instructivo que incluye definiciones, recomendaciones y buenas prácticas para la gestión, procesamiento y preservación de los documentos electrónicos simples.
Este documento resuelve en primera instancia el abordaje y manejo de esta nueva realidad de registros documentales; garantizando su accesibilidad, buenas condiciones de conservación y destino final (incorporando normativa internacional y nacional en materia de documentos de archivo electrónico). El mismo fue gestionado por el expediente 001010-000316-20 y aprobado el 24 de noviembre de 2020 por Resolución N° 11 del CDC.
Dejamos un enlace al documento publicado para que puedan acceder a él, ya que no solo sirve como guía sino que marca pautas claras de procedimiento.