Normativa

ORDENANZA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD

Universidad de la República – Dirección General Jurídica Res. No. 4 de fecha 19/2/2002 – Distr. 76/02 – DO 7/03/02

CAPITULO I

DE LA NATURALEZA Y FUNCIONES

1.- El Archivo General de la Universidad es una unidad de apoyo administrativo y académico de la Universidad de la República que tiene como objetivos recoger, conservar, organizar y servir la documentación universitaria.

2.- Las funciones del Archivo General de la Universidad son:
a) garantizar la organización, tratamiento y difusión del patrimonio documental universitario así como su accesibilidad, tanto por parte de la administración como del conjunto de los ciudadanos;
b) proponer a las autoridades universitarias las bases para el establecimiento de la política archivística de la Universidad;
c) ofrecer asesoramiento y supervisión archivística a las unidades administrativas, académicas y de apoyo académico-administrativo que lo requieran;
d) actuar como Repositorio de Práctica para docentes y estudiantes de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines.

CAPITULO II

DE LA ORGANIZACIÓN

3.- El Archivo General de la Universidad funcionará en el ámbito de Oficinas y Servicios Centrales y dependerá del Pro Rector de Gestión Administrativa.

4.- La dirección administrativa del mismo estará a cargo de un Director que será designado por el Consejo Ejecutivo Delegado y actuará en coordinación con la Comisión de Selección, Valoración y eliminación de la Documentación de la Universidad de la República.

5.- Las funciones del Director del Archivo General de la Universidad son:
a) dirigir el Archivo General de la Universidad;
b) elevar anualmente al Consejo Ejecutivo Delegado, junto con el informe de lo actuado durante el período precedente, una propuesta que trace la política archivística de la Universidad y ejecutarla en lo que corresponda;
c) conocer y supervisar los planes de trabajo y los informes anuales de los diferentes archivos de la Universidad;
d) cumplir con las funciones del archivo indicadas en el numeral 2.

6.- La Comisión Central de Selección, Valoración y Eliminación de la Documentación de la Universidad de la República es un órgano colegiado, interdisciplinario integrado por el Director del Archivo, que la presidirá, un experto en el área de la administración, un profesional en Derecho y un Historiador, designados por el Consejo Ejecutivo Delegado.

7.- La Comisión tendrá las siguientes funciones:
a) determinar la documentación que deba ser conservada para el futuro, en atención a los valores históricos, testimoniales e informativos que contenga, aparte de aquella cuya conservación es preceptiva, o que corra riesgo cierto de destrucción;
b) determinar la documentación que pueda ser eliminada por carecer de las características mencionadas en el literal anterior;
c) proponer, de conformidad con criterios administrativos, jurídicos e históricos, el plazo de conservación de cada una de las series y subseries de documentos que genera la administración de la UDELAR y elaborar los proyectos de normativa correspondiente;
d) elaborar una Instrucción General que especifique las normas y orientaciones a las que tendrán que atenerse las oficinas en aquello que tenga referencia con la selección y eliminación de la documentación a su cargo.

8.- La Comisión actuará mediante acuerdos, los que se adoptarán por un quórum no inferior a la mayoría absoluta de sus miembros y tendrán exclusivamente contenido de asesoramiento, información o propuesta, debiendo ser elevados al órgano competente de la Universidad de la República, que adoptará la decisión pertinente.
Se reunirá en régimen ordinario, con la periodicidad que ella misma determine, y cada sesión deberá contar con un quórum de funcionamiento no inferior a la mayoría absoluta de sus miembros.
Cuando las acciones de la Comisión se refieran a documentos de determinada Facultad o Servicio universitario descentralizado, ésta invitará a un representante del mismo a efectos de que participe para emitir opinión acerca de los temas a acordar, con voz pero sin voto.
Dicho representante será designado por la Facultad o el Servicio a quien representa.

CAPITULO III

DEL FONDO DOCUMENTAL

9.- El fondo documental del Archivo General de la Universidad está constituido principalmente por los documentos de valor permanente relacionados con la Universidad desde su establecimiento.
A los efectos de la presente Ordenanza, son documentos de valor permanente aquellos que por su calidad informativa o probatoria merecen conservarse a perpetuidad, en razón de que son útiles para el funcionamiento académico-administrativo de la Universidad o para el conocimiento de su historia.

10.- Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ordenanza, toda expresión textual en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, así como toda imagen gráfica o expresión sonora, recogida en una soporte material de cualquier tipo, que constituya un testimonio de la actividad o del pensamiento humano, exceptuadas las obras de creación literaria, científica o técnica editadas y las que por su índole formen parte del patrimonio bibliográfico.

11.- Integran también el Archivo General los documentos de valor temporal de la Universidad que deban ser conservados por el período que los respectivos plazos precaucionales indiquen, hasta que de decida su destino final.

12.- Conforman igualmente el Archivo Central aquellos documentos que la Universidad ha adquirido o que adquiere a título gratuito u oneroso, que se le encomienden.

CAPITULO IV

DEL ACCESO A LA DOCUMENTACION

13.- Se garantizará a los administrativos y a los ciudadanos interesados el acceso a los documentos que constituyen los fondos del Archivo General, de conformidad con lo que dispone la presente Ordenanza.
Se entiende por acceso, la disponibilidad de los documentos para su consulta, mediante el procedimiento de localización establecido.

14.- En el caso de documentos donados al Archivo General o recibidos en depósito, el Director será encargado, bajo su responsabilidad, de cumplir las condiciones bajo las cuales se aceptaron la donación o el depósito de referencia.

15.- Derógase el Reglamento de la Comisión Central de Selección, Valoración y Eliminación de Documentación de la UDELAR.-

REGLAMENTO PARA EL USO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD

CAPÍTULO I

DE LOS SERVICIOS DEL ARCHIVO

Artículo 1o.- La documentación que conforma el Archivo General de la Universidad puede ser consultada por la Administración universitaria y los ciudadanos interesados.

Artículo 2o.- El Archivo General promoverá y prestará servicios de consulta, préstamo, reproducción de documentos, referencia y todos aquellos que faciliten su acceso y difusión, por ser los documentos consustanciales a la gestión administrativa, garantes de su transparencia y memoria para la investigación y la cultura.

CAPÍTULO II

DEL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Artículo 3o.- Podrán solicitar documentos en préstamo las autoridades de la Universidad, Directores Generales, Asesores, Directores de División,
Jefes Administrativos, y cualquier funcionario debidamente autorizado por éstos.

Artículo 4o.- Los préstamos de documentos deberán efectuarse conforme a las normas establecidas en el procedimiento y mediante el formulario de “Solicitud de Préstamo”, con el objeto de llevar el debido registro y control.

Artículo 5o.- El funcionario solicitante es el responsable por el deterioro, mal uso, extravío o pérdida del documento, sin perjuicio de otras responsabilidades que pudieran corresponder.

Artículo 6o.- La duración del préstamo será de (10) diez días hábiles. Cuando existiere necesidad, el usuario podrá solicitar una extensión o renovación de dicho plazo, la que será considerada atendiendo a las circunstancias del caso.

CAPÍTULO III

DE LA CONSULTA CON FINES DE INVESTIGACIÓN

Artículo 7o.- El interesado en consultar la documentación del Archivo con fines de investigación deberá llenar el formulario de “Solicitud de Documentos” informando el tema y el propósito de la investigación con el objeto de brindarle toda la información disponible sobre el tema.

Artículo 8o.- La consulta se hará en la sala del Archivo y finalizada ésta el material deberá ser devuelto al funcionario actuante en las mismas condiciones en que fue recibido. No se permitirá el uso de biromes, calcado de documentos, efectuar anotaciones en los mismos o cualquier acto que atente contra la integridad del material que se ha confiado.

Artículo 9o.- Está permitido el uso de computadora, scanner portátil, cámara fotográfica e instrumentos que faciliten el trabajo del investigador y que no alteren la preservación de los documentos.

Artículo 10o.- El funcionario actuante estará facultado para reproducir copias fotostáticas u otro procedimiento facsimilar a solicitud y a costo del investigador.