Competencias y trabajos realizados

Uno de los objetivos base del Área de Gestión Documental es trabajar apoyando a la administración. Con ese fin nos enfocamos en mantener la documentación generada en condiciones óptimas, queriendo decir con esto que esté organizada, ordenada y clasificada según los principios archivísticos y la normativa nacional e internacional que nos regula.

Elaboración de Tablas de plazo precaucional (TPP)

Para lograr este cometido, trabajar en en el marco de la Comisión Central de Selección, Valoración y Eliminación Documental de la Udelar ha sido sustancial para el relevamiento de los trámites existentes, su estudio y normalización a través de la creación de las tablas de plazo precaucional. Estas tablas son una herramienta fundamental para dar un esquema de cada tramite de forma fundada.

– La primer Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) se aprueba el día 10 de mayo de 2011, por Resolución Nº7 del Consejo Directivo Central (CDC). Dicha TPP además de ser el instrumento de trabajo específico para esta área cumple también la función de impartir desde el AGU normativa y normalización en los procesos de trabajo hacia el resto de la Universidad brindando apoyo a las dependencias que cuentan con archivo.

– Desde que se inició la tarea en febrero de 2008 hasta el momento se han evaluado, seleccionado y expurgado 22 años de documentación, los cuales equivalen a 123.678 expedientes que corresponden al período 1987 – 2008. Del volumen total de documentación revisada se eliminaron expedientes que equivalen al 80 % de ese total.

– La realización de este trabajo permitió trasladar documentación que corresponden al período 2002 – 2018 desde la Reguladora de Trámite a nuestra dependencia. La documentación fue acondicionada en nuevos contenedores, con un procesamiento que no sólo permite facilitar su ubicación sino que garantiza las condiciones de conservación apropiadas. De esta forma colaboramos con la mejora de la gestión administrativa sirviendo para la solución de problemas desde el ámbito que es competencia del Archivo.

Relevamiento de Servicios de Bedelías

Se llevó adelante un relevamiento de diferentes centros de estudio de la Udelar para elaborar una tabla de plazos específicamente para la documentación creada en este ámbito. Generando de esta manera una regulación con los mismos criterios para el tratamiento documental producido en todos ellos.

Proceso de revisión de la primer TPP elaborada

Se realizó una revisión de la primer TPP elaborada a través del relevamiento de series documentales (trámites existentes) en cada unidad productora correspondientes al área contable, personal y bedelía general, con el fin de ajustarnos a la reglamentación que imparte desde el 2014 la Comisión Evaluación Documental de la Nación dando directrices de como llevar a cabo el procedimiento.

Al momento el archivo cuenta con las siguientes tablas aprobadas:

– Documentos estudiantiles / aprobación 29 de julio de 2014, mediante Resolución N.º 57 del CDC. Expediente: 001015-000338-14

División Contaduría General / aprobación 26 de junio de 2018 , mediante Resolución N.º 79 del CDC. Expediente: 001015-000585-17

Dpto. de Personal de la División de Secretaría de OCE / aprobación 30 de octubre de 2018, mediante Resolución N.º36 del CDC. Expediente: 001015-000176-18

Dirección General de Personal / aprobación 26 de junio de 2018, mediante Resolución N.º 79 del CDC. Expediente: 001015-000585-17

Bedelía General / aprobación 30 de julio de 2019, mediante Resolución N.º 38 del CDC. Expediente: 001015-000111-19

Capacitación

Asesoramiento a diversas dependencias universitarias

Nos llegan variadas consultas por parte de distintos servicios de la Udelar referidas al tema del abordaje correcto sobre la documentación que resguardan. Esto generó que el AGU organizara instancias de asesoramiento específico según las demandas en relación a los procedimientos adecuados para el tratamiento de los documentos.

De esta manera el AGU se conformó como un referente a la hora de aportar sugerencias y de facilitar espacios de discusión y reflexión ante diversas problemáticas, con el objetivo de encontrar soluciones óptimas según la situación.

En la actualidad como uno de los resultados de las tareas realizadas en el marco del Proyecto de Mejora de Gestión a Corto Plazo, creamos un insumo para seguir capacitando y trabajando con el resto de los Servicios Universitarios, llamado “Buenas Prácticas en Archivos Universitarios”.

Nuestro objetivo es conformar un centro de apoyo continuo y brindar un servicio integral en lo referente a tratamiento documental.

Participación en programas
Feria Interactiva “Modo Udelar” Transformación Organizativa

El AGU participó de la feria “Modo Udelar” como forma de colaboración con estos lineamientos y de efectuar difusión del alcance del archivo y sus funciones. Logramos así llegar a otros sectores de la universidad donde se necesita capacitación,  orientando en la implementación de la buena utilización de espacios y equipamiento, mejorando las condiciones de los archivos y promoviendo los procedimientos adecuados para la gestión de estos y el acceso a la documentación contenida en ellos.