“Mejora de la gestión de los archivos universitarios”
En el marco de las actividades de este equipo de trabajo se seleccionó un proyecto referido a “Mejora de la conservación de la documentación y acceso a la información contenida en los archivos relacionados con la gestión”.
El Archivo General de la Universidad tomó a su cargo el proyecto del primer relevamiento de archivos universitarios, realizando la tarea en tres servicios universitarios: Facultad de Ciencias, Instituto de Higiene y Facultad de Ciencias económicas. Donde se llevo a cabo el relevamiento y diagnóstico en materia de gestión de archivos (como muestreo).
Se instrumentaron acciones como la conformación de un grupo de trabajo con pasantes y egresados de la disciplina archivística para desarrollar el mismo. Se elaboraron instrumentos que permitieran el relevamiento de la información prevista, resultando de este primer abordaje la obtención de información que permitió diagnosticar la situación de los archivos de los servicios en cuestión. Este diagnóstico dejo en evidencia la necesidad de crear un material de apoyo, al que titulamos “Buenas prácticas en Archivos Universitarios”, que contiene recomendaciones básicas a tener en cuenta en la gestión de archivos. Como resultado de este proyecto, además del material de apoyo, se logró comenzar a concientizar sobre la importancia de los archivos y su manejo.
Teniendo el mismo una amplia aceptación en los servicios.
Estos resultados, sumados a la amplia aceptación e interés que el proyecto generó en los distintos servicios de la Udelar, sirvieron como impulso para la continuación del mismo. De este modo, el proyecto logró extenderse al resto de los servicios universitarios, incluso llegando a los del interior del país, junto con la creación de una “capacitación básica” en el área manejo de archivos de gestión.
“Censo de Archivos Universitarios”
En el año 2011, luego de que se firmó el convenio entre el MEC y la UDELAR con apoyo económico del Ministerio de Cultura de España, se comenzó con el “Censo Guía de Archivos”.
De febrero a setiembre de 2012 se relevaron un total de 186 Archivos (Archivos Administrativos y Unidades Académicas).
Se realizaron cuatro Seminarios “Buenas Prácticas en Archivos Universitarios”, con una muy buena concurrencia de funcionarios.
Se realizó también una teleconferencia para la capacitación de los Servicios del interior del país.
De esta forma se obtuvo un conocimiento más profundo de la realidad de nuestros archivos, lo que es primordial para establecer prioridades y metodologías de trabajo que lleven a una mejor gestión.