En el AGU desde el Área de Gestión Documental hemos trabajado a partir del 2010 en generar lineamientos de políticas archivísticas y actuado como referente hacia otros servicios universitarios. En esta ocasión queremos compartir algunas buenas prácticas que si bien resultan básicas no siempre son tenidas en cuenta. Muchas veces la falta de recursos es una limitante que nos permite ampliar nuestra capacidad creativa para utilizar los elementos que tenemos y adaptarlos de la mejor manera a nuestras necesidades. No obstante hay que poner ciertos parámetros, para poder mejorar condiciones sin correr riesgos.
Como primer punto podemos decir que no abordar desde una perspectiva archivística la producción documental genera este tipo de congestionamiento. Los espacios son finitos y la elaboración de herramientas como las Tablas de Plazos Precaucionales (TPP) son de gran ayuda eliminando gran volumen de documentación. En segundo lugar, la idea no es solo encontrar un espacio sino que éste sea adecuado y así asegurar buenas condiciones de conservación y accesibilidad. Es muy importante contar con contenedores de tamaño de la mano para la documentación estándar (expedientes), no hacer peso excesivo y que la documentación esté al alcance; el fin es poder llegar a ella de forma segura y ágil.
Para tener una guía de cómo se pueden reciclar espacios para depósito de documentos de manera correcta les dejamos este manual descargable con consejos de conservación preventiva.
A continuación podrán ver más ejemplos de formas correctas e incorrectas de usar el espacio para la guarda de documentación:
NO: Aquí vemos un box de ascensor de casi 4 metros de altura revestido en todas sus paredes con estantes adaptados. No es una mala idea, pero la utilización de todo el alto disponible de las paredes hace que el acceso sea complicado y riesgoso para el funcionario.
