En el marco del 18 de julio, aniversario número 173 del fin del proceso fundacional de la Universidad de la República, publicamos las primeras compilaciones de las Actas del Consejo Directivo Central ya digitalizadas, conservados por el Archivo General de la Udelar (AGU), entre 1859 y 1870. En el siguiente artículo brindamos una reseña acerca del proceso de trabajo realizado en los últimos dos años, que permiten hoy ofrecer el acceso a estos documentos mediante la plataforma AtoM del AGU.
La serie de Actas del Consejo Directivo Central de la Universidad de la República cuenta con originales y copias desde la inauguración de la institución en 1849 hasta el presente. La preservación y puesta en acceso de esta serie documental constituye un objetivo y motivación del AGU desde su fundación en el año 2002 y diversos antecedentes de tratamiento y uso de estos documentos han sido objeto de trabajo y valorización del archivo.
A partir de la línea sobre recuperación de fondos documentales del Grupo financiado por la Comisión Sectorial de Investigación Científica “Archivos para la Historia Intelectual”, se inició un plan, que incluyó desde la implementación de un sistema de identificación de esta serie documental en la plataforma AToM, donde se describe el conjunto de los fondos documentales que custodia el archivo, hasta un dispositivo completo para la digitalización seriada de documentos papel de formato hasta 35 x 42 cm.
En la medida en que las actas constituyen una serie documental abierta, sus documentos siguen transfiriéndose desde la administración al archivo histórico en la actualidad, decidimos circunscribir el presente proyecto desde la inauguración de la Universidad de la República en 1849 hasta su intervención luego del golpe de Estado en 1973.
A partir del análisis de los tomos correspondientes a ese período, se constató la existencia de diferentes etapas en el procesamiento de las Actas del Consejo Directivo Central. Para el primer período -entre el 15 de julio de 1849 y el 18 de julio de 1871- se conservaron las actas encuadernadas en lo que fuera denominado Gran Libro de la Universidad. Este libro contiene los apuntes de cada sesión eran pasados en limpio, de forma manuscrita, para mejorar las condiciones de lectura de los documentos. Se trata de un libro que requiere cuidados específicos en cuanto a su preservación y por ese motivo, desde el Laboratorio de Preservación Audiovisual (LAPA) se está diseñando un dispositivo de digitalización que no afecte en términos de manipulación y exceso de luminosidad las condiciones de trabajo para su adecuada transferencia a formato digital. Las actas identificadas en este libro fueron ingresadas por año en la base de datos AtoM, a la espera de ser digitalizadas en una segunda etapa y contando con este dispositivo específico.
En segundo lugar, la Universidad conservó los Originales Manuscritos de las actas que se tomaron en cada sesión desde el 11 de setiembre de 1859 hasta el 15 de setiembre de 1943. Se trata de los apuntes relevados en cada una de las sesiones del Consejo en estas fechas. A partir de 1943, estas versiones de cada sesión se realizaron en forma taquigráfica y tienen como resultado un Documento Mecanografiado. Por ese motivo entre 1943 y 1973 sólo existen copias mecanografiadas de esta serie.
Cuando en 1943, la Universidad de la República pasó de la técnica manuscrita a la técnica mecanografiada, también se tomó la decisión de llevar a copia mecanografiada todas las actas desde 1849. En este sentido, la próxima etapa de digitalización de los documentos mecanografiados permitirá al usuario contar con un formato digital en el que podrá acceder de forma directa a versiones digitales tanto del documento original como de su respectiva copia.
Hasta el momento, hemos logrado identificar con un código de referencia cada una de las actas en sus diferentes versiones, desde 1849 hasta el 27 de abril de 1920. Se busca generar un código de identificación de cada uno de los documentos, a los efectos de que el mismo sirva para nombrar el ítem digital, conservando de este modo una correspondencia entre su existencia como documento papel y su correspondencia en el ambiente digital.
A los efectos de iniciar los planes de digitalización, en el año 2021 el LAPA-AGU terminó de diseñar un Book-scan, basado en la redimensión de los planos disponibilizados por Creative Commons para la fabricación de una mesa digitalizadora de libros. Se procuró ampliar las dimensiones a los efectos de poder trabajar con documentación de un formato mayor al que permitía el diseño existente. Por otra parte, se estudiaron las características de las cámaras -los lentes y el tipo de iluminación- a los efectos de contar con la mayor nitidez posible en la toma de cada imagen. También se diseñó un programa específico para la captura a partir en lenguajes Python y Kivy de programación, a los efectos de que la captura pueda calibrarse desde una computadora y los archivos se creen con el mismo código de referencia asignado al objeto físico en AToM.
Así en 2022 iniciamos los planes de digitalización de cada una de las actas, comenzando con los Originales Manuscritos desde 1859, digitalizando en primer lugar los tomos que hoy se encuentran en un estado de deterioro más avanzado. Hasta el momento, hemos capturado imágenes hasta el 13 de agosto de 1886. Estas imágenes de cada foja son dimensionadas y compiladas en un PDF, para ponerlas a disposición del público en su código de entrada correspondiente. Las compilaciones realizadas permiten hoy acceder desde el AToM hasta el año 1870, iniciándose así un proceso activo de disponibilidad en la web, conforme se compilen las actas digitalizadas.
Durante este período, el proyecto se combinó con la unidad curricular “Patrimonio Documental” que el LAPA brinda en la FIC para todas las carreras, cuestión que permitió que los estudiantes tomaran contacto con el procedimiento de trabajo y con el acervo histórico de la Universidad de la República.
Se trata de un proyecto que busca combinar de forma integral la preservación y el acceso de los archivos universitarios conservados en sus soportes y formatos de origen, con los nuevos protocolos y requerimientos para su preservación digital. Cada una de las tomas es conservada en formato RAW -para su guarda y preservación-y se realiza una copia en JPG para visualización y acceso. El control de los archivos digitales mediante su código de referencia permite a su vez la sistematización de un respaldo, de forma periódica a través de un servidor y copias en cintas LTO.
Isabel Wschebor