De manera de facilitar el acceso a su rico y heterogéneo caudal documental, en el AGU continuamos trabajando para mejorar los instrumentos de descripción de nuestros fondos. Con esa idea en mente, fue que este año decidimos disponibilizar en la plataforma Atom los inventarios de los archivos privados y que dan cuenta de un meticuloso proceso de trabajo.
Cuando el AGU recibe documentación, ya sea mediante traslado (ver Tabla de Plazos Precaucionales) o, como en este caso, donación (ver protocolo), lo primero que se realiza es un acondicionamiento físico de cada pieza documental. Este proceso implica retirar los elementos metálicos y sustituirlos por clips forrados de plástico, limpiar restos de cinta adhesiva, bandas elásticas y polvo, y colocar el documento en carpetas o folios de polipropileno. En segundo lugar se clasifica, ordena y describe el acervo documental en base a las normas de descripción archivística (ISAD-G y NUDA), respetando también el orden original en que fueron generados los documentos como resultado de las actividades realizadas por sus creadores. De esta fase se desprenden un inventario y una ficha descriptiva. En el caso de archivos personales también se elabora una ficha biográfica que se incorpora a la web de Historias Universitarias donde se registra la trayectoria de personalidades de destacada labor en la Universidad de la República. Finalmente la documentación se pone a disposición con las opciones de acceso que haya determinado el donante.
Desde el año 2019 el Archivo General de la Universidad utiliza el software Atom (Access to Memory) para la descripción de su acervo y su difusión en la web. Atom, originalmente llamado ICA-Atom, fue creado por el Consejo Internacional de Archivos con el objetivo de estimular la adopción de estándares internacionales. Se trata de un software libre diseñado para la web y basado en normas internacionales de descripción archivística.
Desde su implementación en el AGU se ha trabajado en la clasificación, ordenación y descripción de los conjuntos documentales en todos los niveles, así como en la importación de herramientas descriptivas pre existentes. En el caso de los archivos personales y colecciones que ya contaban con inventarios, se ingresaron a Atom para unificar toda la información y acceder a ella con una sola búsqueda.
El contenido actual del Atom del AGU es el resultado del esfuerzo de muchas personas que han aportado desde distintas disciplinas y plantea el desafío de mantener las descripciones actualizadas y la posibilidad de seguir incorporando documentos digitalizados para su consulta online.
Hoy compartimos un breve tutorial en video, que explica cómo navegar el sitio de forma simple y cómo utilizar los buscadores de forma efectiva, para encontrar los documentos y la información que se necesite.