Laboratorio de Preservación Audiovisual (Archivo General de la Udelar)
Dra. Isabel Wschebor (Coordinadora del LAPA-AGU, Profesora Adjunta DT, Udelar)
Equipo del LAPA-AGU: Mag. Lucía Secco, Mag. Mariel Balás y Lic. Julio Cabrio (Docentes asistentes, Udelar), Ing. Ignacio Seimanas, Informático Jaime Vázquez (Funcionarios Técnicos en Renovación de Conocimiento, Udelar), Lic. Ana Clara Romero, Lic. Claudia Umpiérrez y Bach. Paolo Venosa (Docentes ayudantes, Udelar).
Ante la consulta realizada por la Comisión de Evaluación Documental, acerca de recomendaciones para buenas prácticas de digitalización de archivos para su posterior expurgo, desde el Laboratorio de Preservación Audiovisual presentamos el siguiente documento dividido en dos partes: la primera refiere a algunos antecedentes relativos a esta discusión y la segunda aborda recomendaciones generales y específicas que puedan llevarse a cabo en Uruguay en el ámbito de las instituciones públicas y obligadas por la Ley del Sistema Nacional de Archivos (n° 18220) y la Ley de Acceso a la Información Pública (nº 18381).
I. Antecedentes:
El aumento exponencial en la producción de documentos desde la segunda mitad del siglo XX es un fenómeno que ha caracterizado a las organizaciones públicas y privadas en un sentido general y a nivel global. El fenómeno está asociado a la incorporación de tecnologías de registro de la información de carácter mecánico primero y electrónico después, que multiplicaron velozmente y en pocas décadas el volumen de documentos que se produce en las organizaciones de carácter público y privado. Uruguay no ha estado ajeno a estos cambios en la historia de la producción de documentos y los dilemas asociados a su conservación.
Al igual que en el resto del mundo, uno de los problemas derivados de este incremento significativo en la producción de documentos, ha sido el de identificar qué documentación puede ser eliminada al cabo de cierto período y cuál debe ser conservada de forma permanente en los archivos públicos.
Se trata de un asunto que ha constituido un debate recurrente en el mundo de los archivos desde mediados del siglo XX y, muy a grandes rasgos, podríamos afirmar que las propuestas para resolverlo han estado divididas en dos grandes “tipos” de soluciones.
El primer “tipo” de solución para resolver el tema del incremento de la producción documental y la evaluación sobre qué conservar estableció que los documentos producidos por las organizaciones tienen ciclos de vida. Durante las etapas inmediatamente posteriores a su creación, los documentos transcurren por un período “activo” o de utilidad para la organización o persona que los produjo. Cuando la información que contiene deja de ser de utilidad en la organización, el documento pasa a un “archivo intermedio” donde, según criterios establecidos por la normativa pública, se clasifican aquellos que pueden ser eliminados y aquellos que deben ser conservados en los archivos históricos, por valorarse de conservación permanente. Esta metodología de trabajo, fundamentó la construcción de importantes bóvedas para los archivos producidos en el período más contemporáneo entre las décadas de 1970 y 1980 en Europa y Estados Unidos. Allí se alojaron estos “archivos intermedios”.
El incremento en la producción de documentación y la progresiva obsolescencia de las tecnologías con las que la misma podía ser leída, configuraron una crisis en la actividad de los archivos intermedios que, tras 20 años de conservar bases de datos, al momento de su revisión ya no era posible acceder a los hardwares y los softwares con los cuales las mismas habían sido creadas.
Este fenómeno estimuló la generalización de un segundo “tipo” de soluciones, asociada al establecimiento de tablas de prescripción de la vida de los documentos, también llamadas “tablas de plazos precaucionales”. Las mismas indican cuál será la durabilidad de un documento o un archivo al momento de su creación, mediante normativas y criterios pre-establecidos. En función de las características del documento al momento de su creación, se identifica en la tabla si debe ser conservado de forma permanente o no. Esta segunda metodología busca minimizar la acumulación de información que se transfiere a los archivos, a los efectos de optimizar las tareas de organización y conservación de la documentación que será conservada de forma permanente. Como contraposición, establece criterios de evaluación, clasificación y eliminación de forma contemporánea a la producción de los documentos y deslinda a los archivos patrimoniales del rol de intervenir en los mecanismos de valoración y selección tras la recepción de los archivos, a posteriori de su caída en desuso.
Ambos “tipos” de soluciones propusieron, en diferentes épocas, mecanismos de copia y reproducción de la información, asociadas al desarrollo de las tecnologías de registro, capaces de optimizar el espacio físico de guarda. Los primeros métodos de microficha, microfilmación o rollos de fotografías de la documentación fueron los más característicos en la era analógica. Posteriormente, la digitalización se generalizó como mecanismo que buscaba reducir el espacio físico ocupado por los documentos, reproduciendo su información de contenido. Actualmente, la digitalización sigue siendo la propuesta de solución generalizada en esta materia.
Para el caso uruguayo, el decreto de 1941 -que fija los cometidos del Archivo General de la Nación- indicaba de forma expresa y por primera vez, que aquella documentación anterior a 1900 debía pasar al AGN. En el decreto que reglamenta la actividad del Archivo en 1974 se establecía que debía transferirse la documentación que tuviera 30 o más años de antigüedad. Este tipo de normativa respondía a soluciones vinculadas con el ciclo de vida de los documentos y su transferencia a los archivos históricos pasado cierto período de tiempo. Se señala, como nota al margen, que un conjunto significativo de transferencias de archivos desde la administración al AGN fueron realizadas en la década de 1970, siendo el historiador Pivel Devoto el Director del Museo Histórico Nacional y Presidente de la Comisión de Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.
Sin embargo, desde la misma década de 1940 se iniciaron reiteradas solicitudes por parte de los Juzgados ante la Suprema Corte de Justicia, relativas a la eliminación de expedientes con más de 30 años de antigüedad y referentes a casos cerrados, debido a la falta de espacio para su conservación. La SCJ realizó un proyecto para ser considerado ante el Parlamento Nacional en 1963 y, tras una década de discusión, a comienzos de la década de 1970 se dispusieron los fondos y el espacio físico para la creación de lo que hoy conocemos como la Sede del Archivo Judicial, dependiente del Archivo General de la Nación.
Otro antecedente histórico, relativo a estos asuntos fue la aprobación del decreto nº 253/976: “Reglamentación de la utilización de microfilmación y fotocopiado de expedientes en la administración pública”, que autorizaba la microfilmación o fotocopia de expedientes y la eliminación de los originales en papel, siempre y cuando se tratara de documentos que no fueran considerados de guarda permanente, por la Comisión de Patrimonio Histórico de la Nación -en aquel momento no existía la Comisión de Evaluación Documental-. De igual forma, el decreto indicaba todos los mecanismos de autenticación de aquellas reproducciones, señalando de forma precisa cómo realizar las actas de apertura y cierre de las reproducciones en microfilm o papel, con las firmas correspondientes y las informaciones requeridas para ello.
Tras la aprobación de la Ley 18220 en 2007 que crea el Sistema Nacional de Archivos y la Comisión de Evaluación Documental, entre los principales cambios que se establecieron en materia de gestión de la documentación, se identifica el pasaje de una metodología asociada al envío de archivos al AGN pasados los 30 años de su producción en la administración, a un mecanismo orientado por la recomendación de tablas de plazos precaucionales. Por otra parte, los cambios en materia de legislación de archivos en Uruguay, se produjeron en un período donde comenzaba a generalizarse la digitalización como método de reproducción de documentos, a la vez que se iniciaban procesos de desmaterialización de la producción documental más contemporánea. Las demandas en torno a la necesidad de descartar documentación por falta de lugar en la administración tienen varias décadas en Uruguay y los métodos para reproducir documentación a los efectos de reducir los espacios de guarda han existido desde el período analógico y con la transición digital, más allá de las soluciones brindadas para la evaluación de los documentos de conservación permanente en los archivos.
Por ese motivo, consideramos necesario brindar recomendaciones generales que están más allá de las herramientas específicas de cada época para la reproducción de documentos y optimización del lugar y señalar algunos aspecto que, en el presente, pueden contribuir a un desarrollo en esta materia.
II. Recomendaciones
1. Aspectos generales:
- Políticas de conservación permanente de los archivos de carácter patrimonial:
No existen soluciones asociadas a la reproducción de documentos, que sustituyan una política sostenida de conservación del patrimonio histórico-documental. La copia analógica o digital de un documento patrimonial nunca logrará acompasar el valor del documento original. Por ese motivo, ninguna recomendación en materia de digitalización puede constituir una política sustitutiva en relación a las necesidades de recursos materiales, de infraestructura y humanos, que permitan ampliar los espacios físicos para la adecuada preservación del patrimonio histórico-documental valorado de conservación permanente. - Necesidad de establecer mecanismos de obligación y no de recomendación en materia de archivos y promover la transferencia de archivos históricos para su conservación permanente:
Consideramos necesario que las instituciones estén obligadas por la ley a conservar o transferir sus archivos patrimoniales, según lo indique el Archivo General de la Nación, como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos. Entre las recomendaciones de la Comisión de Evaluación Documental, se señala la conservación permanente de los fondos documentales producidos entre 1973 y 1985 (Acta 8 de 2014) y el conjunto de la documentación histórica que esté recomendada como de conservación permanente por las directrices establecidas desde la Comisión Evaluación Documental del Archivo General de la Nación (Ver: Directrices para la Evaluación Documental nivel Nacional, Comisión de Evaluación Documental de la Nación, pp. 18-19).
Quienes nos desempeñamos en el LAPA-AGU, estando en constante contacto con archivos históricos que demandan soluciones en torno a sus acervos, sabemos que existen conjuntos muy valiosos de archivos patrimoniales de muy diferentes épocas, que hoy se encuentran en estado de riesgo, y consideramos necesario que exista una ampliación de estas resoluciones, orientada al conjunto de archivos históricos que se encuentran dispersos en la administración para, justamente, evitar soluciones asociadas a la digitalización y destrucción de los originales y promover la conservación integral de acervos que hoy constituyen algunos de los escasos vestigio de la actividad de instituciones y organizaciones de la vida pública del país.
- Las políticas de reproducción, transcodificación y desmaterialización de archivos requieren de una inversión económica específica y sostenida:
Resulta muy difícil brindar soluciones para la reproducción, transcodificación y desmaterialización de archivos, así como su preservación digital posterior, sin recursos materiales, de infraestructura y humanos, adicionales a los que implica la conservación del archivo patrimonial de origen. - Diferenciar los motivos por los cuales se reproduce, transcodifica o desmaterializa un documento:
– Si un documento es valorado de conservación permanente, su estado es bueno y es legible sin ningún tipo de mediación tecnológica, su digitalización puede contribuir con una mejor accesibilidad y disminución de los riesgos asociados a la manipulación del original. En ningún caso, la copia sustituye el valor patrimonial del original en cuestión, cuya conservación no debiera escapar al requerimiento básico de recursos específicos asociados a la preservación del patrimonio histórico.
– Si un documento es valorado de conservación permanente, su estado es bueno y requiere de mediaciones tecnológicas para su reproducción que obsolescieron o pueden obsolescer rápidamente, su digitalización puede contribuir a la preservación de contenidos que, inevitablemente van a ser difíciles de reproducir al cabo del tiempo. Sin embargo, la copia no sustituye al original hasta identificarse una pérdida total de sus contenidos o de los recursos asociados a su reproducción. Por otra parte, la evolución de las tecnologías de transcodificación es tan acelerada que un mismo documento analógico digitalizado cada cinco años, adquiere niveles superiores de resolución gracias al desarrollo tecnológico.
- Si un documento es valorado de conservación permanente y presenta un estado de deterioro avanzado y que las evaluaciones sobre su posible restauración indiquen que no es posible tomar ninguna medida para su rescate, su digitalización puede contribuir a la preservación de los contenidos. Sólo en este caso, consideramos la digitalización y la eliminación del original como una solución posible.
- Para todos los fines con los que transcodificamos, asegurar la autenticación y trazabilidad de las copias.
En todos los casos anteriormente señalados es fundamental que los datos y la identificación archivística del documento sea incorporada como metadato en el documento digitalizado o transcodificado. Para ello, se recomienda tener adecuadamente descriptos nuestros archivos físicos para que la transcodificación implique un pasaje de la información existente en nuestra base de datos a los metadatos de la documentación digitalizada. Esta premisa también tiene que cumplirse para aquellos documentos que no sean de guarda permanente. En segundo lugar, los metadatos deben incluir la información acerca de cómo y en qué momento fue realizada la digitalización. Por último, al igual que para el conjunto de los registros que dependen de tecnologías que obsolescen rápidamente, es necesario prever planes específicos de migración periódica de los datos, para evitar o reducir las posibilidades de pérdida de información. - Utilizar tecnologías abiertas para la producción y conservación de archivos digitales y sin compresión
Las tecnologías abiertas, tanto en términos de hardware como de software son las recomendadas por las políticas públicas del Estado. Por un lado permiten la producción de documentos a partir de una infraestructura libre de licencias y, por otro, en la medida en que los códigos de lectura y reproducción son públicos, favorecemos los procesos de migración, necesarios en cualquier procedimiento de preservación digital. Es necesario a su vez, que los métodos de digitalización y captura tengan la mejor resolución posible, evitando todo tipo de compresión, a los efectos de obtener archivos que permitan emular el original de forma fiel. Solamente es posible referirnos a digitalización de archivo, si se realiza a partir de procesos y archivos de código abierto, sin compresión y cuyos parámetros demuestren una emulación del original fiel y documentada. En caso contrario, podemos tener reproducciones de nuestra documentación para difundir por internet, pero no se tratará de un plan de digitalización. Sólo en los casos de tener digitalizaciones de archivo, podemos valorar la eliminación del original en caso de deterioro y caducidad completa de su ciclo de vida.
2. Aspectos específicos:
En el Laboratorio de Preservación Audiovisual, hoy tenemos una cadena de trabajo orientada a la realización de digitalizaciones de archivo, que permitan la emulación de los originales, como copia master de conservación. La documentación digitalizada, sólo se ha visto descartada en casos en los que el documento directamente se desintegró y no pudimos restaurarlo por ninguna vía.
Breve descripción de nuestra cadena de trabajo:
- Recepción de los archivos:
Ingreso en la herramienta ATOM, que permite una descripción multinivel, asignando un código de identificación para el conjunto del archivo que luego es heredado por cada ítem. La información del fondo documental, series y documentos subordinados a la misma se completan en esta misma herramienta. - Inspección, acondicionamiento y preservación de los originales:
Se realiza una inspección de la documentación, señalando en las fichas del ATOM los deterioros existentes, el estado general de conservación y las características físicas y técnicas de los documentos. En segundo lugar se realizan tareas de higiene, extracción de elementos que puedan afectar el documento a futuro y acondicionamientos que permitan mejorar las condiciones de la digitalización. Por ejemplo: en el caso de las películas cinematográficas se reparan los empalmes para evitar el rompimiento de la cinta durante el proceso de digitalización. - Digitalización:
El conjunto de dispositivos y programas que utilizamos en el LAPA para los diferentes procesos de digitalización fueron diseñados por el Ingeniero en Telecomunicaciones y el Informático del equipo y constituyen tecnologías no propietarias, que buscan adaptarse a las necesidades del trabajo de archivo. Tanto los dispositivos de captura, iluminación o infraestructura de disposición de los documentos se diseñan según las necesidades de los archivos patrimoniales y los softwares buscan mejorar la sistematización de los datos a ser capturados. Por ejemplo, los ítems se crean con el mismo código de referencia del documento original, no teniendo que hacer ninguna modificación a posteriori.
- Procesamiento y preservación digital:
Las actividades de procesamiento, organización de los archivos digitalizados en la herramienta Atom y en los servidores del LAPA, así como su respaldo en cintas LTO constituye la fase final de las actividades, previo a publicar los archivos digitalizados para el acceso del público general y especializado. Los master se conservan en formato RAW, MKV (ffv1), WAV y el conjunto de versiones de visualización varían en función de las características de cada archivo (JPG, PDF, MP4, MP3, entre otros). - Por último, a través de las actividades de investigación, docencia y extensión, desde el LAPA buscamos formar a otras personas en estos procedimientos a los efectos de contribuir con una mejora de las condiciones de desmaterialización de los archivos y su acceso en Uruguay. La mayoría de nuestros dispositivos se realizan con materiales que están disponibles en el mercado uruguayo, a los efectos de que puedan ser instalados en instituciones de cualquier tipo. El objetivo de esto es contribuir al desarrollo de políticas de digitalización de archivo, a partir de planes realizables en países como Uruguay.
Nuestras actividades están accesibles en el Blog: Dominio Técnico del Archivo General de la Universidad (https://agu.udelar.edu.uy/laboratorio-de-preservacion-audiovisual-lapa/dominio-tecnico). También es posible consultar en la web el libro: Los estudios audiovisuales detrás de las pantallas: 10 años del Laboratorio de preservación Audiovisual, que cuenta con informaciones sobre estos aspectos (https://dobleclic.uy/producto/los-estudios-audiovisuales-detras-de-las-pantallas/) y muy diversos materiales didácticos y archivos digitalizados se encuentran disponibles en el Canal de Youtube del Laboratorio de Preservación Audiovisual. Por último, recomendamos también la herramienta Atom del Archivo General de la Universidad, a los efectos de visualizar un ejemplo en materia de organización de archivos para su preservación digital en el largo plazo.